Cos’è la nota spese?
Nella tua azienda ci sono dipendenti che sostengono in prima persona costi legati all’attività lavorativa, come ad esempio spese di trasferta o spese di rappresentanza? Se sì, sarà stata probabilmente istituita una procedura per la presentazione della relativa nota spese. Di seguito ti forniremo maggiori dettagli su questo documento, su cui potrai basarti per verificare e ottimizzare la tua procedura.
La nota spese è un documento in forma cartacea o digitale che riporta tutte le voci di costo sostenute dal dipendente o collaboratore, con il relativo importo e la data. Alla nota spese devono essere allegate le prove di acquisto (scontrini o fatture intestate all’azienda). Tra le spese che un lavoratore può inserire nella nota spese troviamo:
Spese di trasferta: spese per vitto, alloggio, mezzi di trasporto pubblici o privati (ad esempio, nel caso dell’auto privata, tali spese potrebbero comprendere carburante, pedaggi autostradali e rimborsi chilometrici calcolati in base alle tabelle ACI);
Spese di rappresentanza: spese sostenute per ospiti esterni all’azienda, come per pranzi o cene con clienti, oppure eventi aziendali;
Spese per l’acquisto di beni o servizi: tali spese devono essere inerenti all’attività aziendale e devono essere effettuate per conto della società.
La presentazione di un riepilogo di tali “spese a piè di lista” ha molteplici obiettivi: permette innanzitutto all’azienda di quantificare i costi sostenuti dal dipendente e rimborsarli; in secondo luogo, consente di analizzare e tenere sotto controllo le spese aziendali e il flusso di cassa; infine, consente sia all’azienda, sia al lavoratore (come stabilito dall’Art. 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi) di usufruire di deduzioni fiscali.
I dati da includere in una nota spese perfetta
Al fine di riepilogare i costi sostenuti e di verificare al contempo l’eventuale superamento dei limiti giornalieri di deducibilità, occorre che la nota spese presenti le seguenti informazioni:
Intestazione dell’azienda
Indicazione di data e luogo
Dati del dipendente o collaboratore
Tipologia di spesa (ad es. taxi, biglietto dei mezzi pubblici, parcheggio, pedaggio autostradale, pranzo, alloggio, acquisto, ecc.)
(Video) Nota spese per rimborso: cos’è, come si fa e come si compilaAmmontare della spesa, come da giustificativo allegato
Nel caso delle spese di rappresentanza, nome dell’azienda oppure della persona ospitata e motivazione dell’invito
Eventuali annotazioni aggiuntive
Alla nota spese andranno allegati eventuali scontrini, ricevute o fatture (queste ultime dovranno essere intestate all’azienda) o comunque giustificativi dei costi sostenuti. Solo così l’azienda potrà elaborare correttamente la nota spese ed emettere il relativo rimborso in busta paga.
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I quattro step fondamentali per la compilazione della nota spese
Di seguito analizzeremo i passaggi fondamentali da seguire per compilare e gestire correttamente una nota spese:
Il dipendente o collaboratore che ha sostenuto le spese dovrà redigere o compilare la nota spese nel rispetto del formato o modello indicato dalla società (cartaceo o informatico); dovrà inoltre allegare scontrini, ricevute o fatture che comprovino le somme pagate.
Il reparto che si occupa dell’amministrazione riceverà la nota spese e tutti gli allegati; provvederà quindi a verificare i singoli importi, l’ammissibilità delle spese in base alle politiche aziendali e l’importo totale da rimborsare al lavoratore.
Una volta validata la nota spese, i dati verranno inseriti nel sistema contabile e la nota spese con i relativi allegati verrà archiviata per futura consultazione.
Verrà infine emesso il rimborso, che in genere viene versato al lavoratore unitamente alla busta paga del mese successivo.
Gli strumenti a disposizione dell’azienda per la nota spese
Abbiamo analizzato le informazioni che non devono mancare in una nota spese e il metodo da seguire per assicurarsi di avere il massimo controllo sui costi. Di seguito illustreremo i metodi più diffusi per la compilazione della nota spese.
1. Nota spese con carta e penna
Il metodo più tradizionale per la presentazione della nota spese consiste nell’usare carta e penna. Si tratta però di un metodo laborioso, che richiede molto tempo sia al lavoratore per la compilazione del modulo, sia all’azienda per le successive fasi di controllo e archiviazione della nota spese e degli allegati.
Inoltre, questo metodo è quello più suscettibile di errori: potrebbero verificarsi infatti sbagli nel calcolo dei totali o malintesi nella lettura della grafia del lavoratore. Ciò potrebbe quindi portare a errori nel calcolo dell’importo totale da rimborsare, nonché dell’importo da dedurre (con conseguenti rischi a livello fiscale).
2. Modello di nota spese in Excel
Per automatizzare i calcoli, molte aziende si affidano a programmi come Microsoft Excel o ad altri software (gratuiti o meno) per la produzione di fogli di calcolo. Tali software possono essere utilizzati anche per la creazione di note spese. Puoi scegliere tra la creazione di un tuo modello personalizzato o l’utilizzo di un modello già pronto da Internet e successivamente adattato alla tua realtà aziendale.
Il software ottimizza la fase di calcolo, grazie all’impostazione di formule, diminuendo la probabilità di errori. Tuttavia, anche nel caso di Excel la compilazione deve essere eseguita manualmente (utilizzando una tastiera invece di una penna) e ciò non esclude che possano verificarsi errori di digitazione. Inoltre, il lavoratore dovrà consegnare a parte gli scontrini, le ricevute o le fatture al reparto amministrativo, che dovrà archiviarli manualmente.
3. Nota spese con un software dedicato
Una terza opzione, che consente di risolvere i problemi dati dalle due opzioni precedenti, è quella dei software ad hoc. Questi software permettono in genere di accedere alla nota spese online, inserendo la documentazione fiscale in modo digitale e ottenendo automaticamente il calcolo dell’importo, consentendo al tempo stesso una maggiore rapidità e precisione e un controllo dei costi più preciso.
I software HR come Personio consentono di avere sempre tutta la situazione relativa al personale sotto controllo: dal conteggio delle assenze al calcolo degli stipendi, dalla gestione delle performance e della formazione fino ad arrivare al controllo delle spese di trasferta.
Alcuni problemi comuni della nota spese
Una gestione imprecisa delle note spese può comportare problemi di diverso genere. Di seguito analizzeremo i più comuni.
Informazioni errate o incompleteScontrini mancanti o illeggibili, dati non corrispondenti tra la fattura e la nota spese consegnata, errori di inserimento o di calcolo (questi ultimi soprattutto nel caso delle note spese compilate con carta e penna), disguidi nell’archiviazione dei documenti cartacei: sono tutti elementi che possono appesantire il carico di lavoro dei reparti amministrativi nella fase di controllo delle note spese e comportare problemi anche a livello fiscale.
(Video) Software Note Spese Dipendenti 🆕 Gli Strumenti di Zelo ERPGestione dei pagamenti e del flusso di cassaAltri grattacapi possono essere causati dalle modalità di pagamento offerte dall’azienda e dall’organizzazione della cassa: il lavoratore può trovarsi a utilizzare una carta di credito personale o aziendale, oppure ancora i contanti (talvolta anticipati dall’azienda). Ciò richiede uno sforzo per la riconciliazione di tutti i pagamenti e la registrazione corretta di tutte le operazioni.
Tempistiche dilatateNon sempre i collaboratori presentano le note spese in modo tempestivo. Inoltre, spesso le spese indicate nel documento devono essere suddivise tra diversi centri di costo e approvate da responsabili differenti. Se la procedura per le note spese non è ottimizzata, questa fase del lavoro può richiedere diverso tempo al reparto che si occupa dell’amministrazione.
Conclusione
La presentazione di una nota spese completa e corretta da parte dei dipendenti o dei collaboratori che sostengono costi per trasferte, spese di rappresentanza o acquisti di beni o servizi è fondamentale per l’elaborazione del relativo rimborso da parte dell’azienda. Inoltre, tali costi vengono considerati spese aziendali e sono pertanto deducibili fiscalmente (al netto di alcune eccezioni e limitazioni). La presentazione di una nota spese precisa è quindi importante anche dal punto di vista fiscale.
Domande frequenti
Di seguito forniamo la risposta alle domande più frequenti sulla nota spese.
I dipendenti devono sempre anticipare le spese?
No. È possibile, ad esempio, dotare il dipendente di una carta di credito o bancomat aziendale; tuttavia, anche in questo caso è fondamentale che il lavoratore raccolga tutte le ricevute, gli scontrini e le fatture da consegnare all’azienda affinché possa dedurre tali costi.
Che problemi può creare una nota spese errata?
In caso di errori o informazioni incomplete nella nota spese, le aziende possono incorrere in malumori con i dipendenti (ad esempio per rimborsi errati o non tempestivi), in disguidi nella gestione della cassa e in problemi con il fisco in merito alla deducibilità di alcune spese.
In che modo l’azienda può beneficiare di un software per la nota spese?
Utilizzare software come quello di Personio permette di migliorare diversi aspetti della propria gestione delle Risorse Umane. Nell’ambito della nota spese, un software può contribuire a minimizzare gli errori di calcolo e ottimizzare il processo di archiviazione, fondamentale sia ai fini del controllo dei costi, sia ai fini fiscali.
FAQs
Che cosa è la nota spese? ›
Cos'è la nota spese? La nota spese è il documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta e anticipate per conto dell'azienda.
Cosa inserire nella nota spese? ›- dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso;
- riferimenti aziendali (ragione sociale ed indirizzo);
- data della trasferta;
- data di compilazione della nota spese;
- voci di spesa (vitto, alloggio, trasporto, chilometri, spese ulteriori ecc.);
- importo per ogni voce di spesa;
- importo totale.
La nota spese a piè di lista è la distinta dettagliata dei costi sostenuti dal dipendente in esterna, completa dei giustificativi di spesa. Il rimborso analitico così richiesto prevede la restituzione esatta dell'intero importo di denaro anticipato dal trasfertista.
Quando fare nota spese? ›La nota spese è infatti uno dei documenti più comuni con cui un lavoratore dipendente ha solitamente a che fare quando si trova nella condizione di viaggiare molto per motivi professionali o di anticipare spese professionali (come spese di vitto o alloggio).
Quali sono spese documentate? ›Le spese documentate comprendono tutti quei costi che possono essere certificati tramite giustificativi fiscali: fatture, scontrini e titoli di viaggio anche in formato digitale.
Come funziona il rimborso spese? ›Il rimborso spese ai dipendenti prevede un contributo economico che può essere aggiunto in busta paga dal datore di lavoro per una trasferta o altre spese sostenute del lavoratore. Sono presenti tre diverse tipologie di rimborso spese: analitico, forfettario e misto, che verranno scelte a discrezione dell'azienda.
Cosa succede se non si deposita la nota spese? ›Senza il deposito della nota spese è inammissibile l'appello sulla liquidazione dei compensi professionali – Cassazione Sentenza n. 20797/2010. Gli avvocati devono essere particolarmente attenti e depositare la nota spese delle competenze professionali maturate nel corso del giudizio.
Quali spese possono essere rimborsate al dipendente? ›I rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all'alloggio, al viaggio ed al trasporto; I rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di: 15,49 euro per le trasferte in Italia; 25,82 euro per le trasferte all'estero.
Come vengono rimborsate le spese non documentate? ›Il rimborso spese forfettario stabilisce in partenza, sul piano normativo, che il dipendente non è tenuto a dimostrare, tramite giustificativi fiscali, taluni costi sostenuti in trasferta. Basta compilare una nota spese per ottenere l'accredito in busta paga delle somme anticipate.
Cosa si intende per rimborso forfettario? ›Il rimborso spese forfettario è una forma di rimborso spese che presuppone la rifusione in busta paga al dipendente di una somma fissa il cui importo viene stabilito dall'azienda. Non comporta la presentazione in nota spese dei giustificativi fiscali relativi a spese di vitto e alloggio.
Su cosa si basa il rimborso forfettario? ›
L'importo è calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per l'intero periodo della trasferta di lavoro, nel senso che non è influenzato dalla durata effettiva della trasferta.
Che differenza ce tra spese documentate e non? ›La differenza tra spese documentate e spese non documentate è semplicemente questa: le prime sono corredate da scontrini e ricevute, e – se il dipendente ha usato delle carte di pagamento aziendali – anche da una relativa spesa nell'estratto conto della carta.
Cosa si intende per spese non documentate? ›Cosa si intende per spese non documentate? Con spese non documentate si intendono tutte quelle spese per le quali il dipendente non è in grado di fornire un'idonea documentazione che attesti dove, quando e per quale cifra sia stato effettuato un acquisto.
Come si scrive una richiesta di rimborso spese? ›Oggetto: Richiesta di rimborso somme anticipate. di aver speso € __________ per l'acquisto di ____________________________________ relativi al Progetto o Attività ______________________________ e pertanto ne chiede il rimborso. Si allega/no il documento/i originali giustificativi della spesa sostenuta.
Cosa sono le spese accessori? ›Gli oneri accessori sono spese sostenute dal cliente in aggiunta al costo del servizio finanziario acquistato, rientrano nel costo totale del credito. Tra gli oneri accessori a carico del conduttore rientrano per esempio le spese d'istruttoria, eventuali assicurazioni e altri costi.
Come si fatturano le spese anticipate? ›Nella fattura dovrai poi specificare “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72” ed allegare la fattura della spedizione. Il rimborso delle spese dovrà sempre essere dello stesso importo della fattura a carico del cliente, in quanto si tratta di un'anticipazione.
Chi ha diritto al rimborso spese? ›Il rimborso spese viene riconosciuto ai lavoratori che anticipano dei pagamenti, nell'interesse dell'azienda. Possono esserci rimborsi a piè di lista, rimborsi forfettari e rimborsi misti. Le modalità di pagamento possono essere decise dal datore di lavoro.
Chi vince la causa di poco non paga le spese alla controparte? ›In poche parole, per la cassazione a Sezioni Unite, la parte che vince la causa, anche solo di poco, non può essere condannata a pagare le spese processuali alla controparte, al massimo si può integrare la compensazione delle spese.
Come arrivano le spese processuali? ›in contanti se non superano il tetto di tracciabilità imposto dalla legge (attualmente, è di 2.000 euro; dal 1° gennaio 2022, invece, sarà di 1.000 euro); con assegno non trasferibile intestato alla controparte vincitrice; con bonifico bancario direttamente sul conto della controparte vincitrice.
Cosa succede se un giudice non deposita le motivazioni di una sentenza? ›Certo è che, se il giudice dovesse ritardare oltremodo l'emissione della sentenza, si sottoporrebbe al giudizio inevitabile del consiglio superiore della magistratura, organo che controlla l'operato dei singoli giudicanti.
Quali sono le spese che si possono detrarre dal 730? ›
Riassumendo, con il modello 730 si possono detrarre le spese di ristrutturazione su un importo massimo detraibile pari a 96.000 euro e lo sconto è pari al 50%, pertanto la detrazione sarà di 48.000 euro massimo.
Quali sono le spese art 15? ›15 DPR 633/72. Le spese non imponibili, definite anche spese esenti, sono anticipate da un'azienda o da un professionista in nome del cliente per svolgere la propria attività lavorativa. Si tratta quindi di importi che, in ultima istanza, vengono restituiti dal cliente.
Quando si paga il 5% forfettario? ›La Legge di Bilancio 2023 non ha modificato la regola relativa al regime forfettario startup al 5%. Di conseguenza, i contribuenti che avviano una nuova attività possono applicare il regime forfettario con maggiore convenienza: per i primi 5 anni di attività l'imposta dovuta è pari al 5%.
Che spese ha un forfettario? ›Quante tasse si pagano con la partita IVA e regime forfettario 2023. A conti fatti, un forfettario che guadagna in un anno 30.000 euro, con aliquota sostitutiva del 15%, dovrà versare 3.510 euro di imposte e 6.018,5 euro di contributi, per un totale di 9.528,5 euro.
Cosa succede se sforo forfettario? ›se sfori il limite di 85.000€, non vai oltre i 100.000€, rimani comunque nel regime forfettario nell'anno corrente, quindi devi semplicemente versare l'imposta sostitutiva prevista e puoi continuare a godere delle semplificazioni e agevolazioni.
Come si classificano le spese? ›Le spese pubbliche si possono classificare come segue: — rispetto all'ente che le effettua, si hanno spese statali e spese locali. Le prime sono sostenute dallo Stato; le seconde dagli enti pubblici territoriali, e cioè da Regioni, Province, Città metropolitane e Comuni.
Cosa sono le spese obbligatorie? ›Rientrano tra gli oneri inderogabili le cosiddette spese obbligatorie, ossia quelle relative al pagamento di stipendi, assegni, pensioni e altre spese fisse, le spese per interessi passivi, quelle derivanti da obblighi comunitari e internazionali, le spese per ammortamento di mutui, nonché quelle così identificate per ...
Come giustificare un rimborso? ›sono comprovate da un documento che le giustifica: uno scontrino, una ricevuta rimborso spese o una fattura; il documento che giustifica la spesa va intestato al cliente: si instaura, in situazioni di questo tipo, un rapporto di mandato ad agire per conto del cliente.
Quanto chiedere di rimborso spese? ›L'ammontare dell'indennità giornaliera corrisposta in caso di rimborso spese forfettario è solitamente pari a 46.48 € per trasferte in Italia e 77.47 € per quelle all'estero: i rimborsi eccedenti questi valori saranno imponibili e dunque tassati.
Cosa sono le spese del procedimento? ›Che cosa significa "Spese del procedimento penale"? Spese processuali cui è tenuto l'imputato relativamente ai reati per i quali vi è stata condanna, unitamente a quelle di mantenimento durante la custodia cautelare (art. 535 del c.p.p.).
Come si fa la nota spese di un decreto ingiuntivo? ›
La nota spese va fatta specificando, innanzitutto, gli estremi utili a individuare il procedimento di ingiunzione al quale si riferisce (indicando il nominativo del creditore e quello del debitore) e il valore della causa.